Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego TwojPrzedstawiciel.pl, panelu CRM, portalu B2B dla klientów oraz aplikacji mobilnej TwojPrzedstawiciel (dalej łącznie: „Usługa”).

Dbamy o ochronę prywatności użytkowników i przetwarzamy dane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

Administratorem danych osobowych użytkowników Usługi jest operator serwisu TwojPrzedstawiciel.pl.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można się z nami skontaktować pod adresem e-mail: kontakt@twojprzedstawiciel.pl.

W zależności od kontekstu korzystania z Usługi występują dwa modele przetwarzania danych:

• jako administrator — w zakresie danych kont użytkowników serwisu, rejestracji firm, obsługi konta, bezpieczeństwa, rozliczeń abonamentowych, komunikacji technicznej oraz marketingu bezpośredniego Usługi;
• jako podmiot przetwarzający — w zakresie danych wprowadzanych do systemu przez klientów biznesowych (np. dane klientów końcowych, pracowników, kontrahentów, zamówień, faktur, wizyt handlowych), gdy klient biznesowy pozostaje administratorem tych danych.

W ramach Usługi możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, NIP, adres siedziby;
• dane logowania i uwierzytelniania: identyfikator konta, hash hasła lub tokeny sesji, identyfikatory logowania społecznościowego (Google, Facebook), gdy użytkownik z nich korzysta;
• dane biznesowe wprowadzane do CRM: klienci, produkty, zamówienia, faktury, wizyty, trasy, magazyny, flota, rozliczenia, wiadomości czatu;
• dane lokalizacyjne: współrzędne GPS urządzenia mobilnego — wyłącznie po wyrażeniu zgody i w zakresie niezbędnym do planowania tras, wizyt w terenie oraz wyświetlania map;
• dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia, typ przeglądarki, system operacyjny, logi zdarzeń, pliki cookies i podobne technologie;
• dane z plików i zdjęć: zdjęcia produktów, dokumentów pojazdów, awatarów użytkowników oraz innych załączników przesyłanych przez użytkowników;
• dane komunikacyjne: treść wiadomości czatu oraz — jeśli włączona — kopia wiadomości wysyłana e-mailem przez skonfigurowany serwer SMTP klienta biznesowego.

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• świadczenie Usługi, utrzymanie konta i realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• uwierzytelnianie, zapewnienie bezpieczeństwa i zapobieganie nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• obsługa zapytań, wsparcie techniczne i komunikacja z użytkownikami (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO);
• wysyłka powiadomień push i e-mail związanych z działaniem Usługi (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO);
• korzystanie z lokalizacji urządzenia mobilnego do funkcji map i tras (art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda);
• prowadzenie rozliczeń, księgowości i dochodzenie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO);
• marketing bezpośredni własnych usług — wyłącznie po spełnieniu przesłanek prawnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• wypełnianie obowiązków prawnych, w tym współpraca z organami publicznymi (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym nas w świadczeniu Usługi, w tym dostawcom hostingu, infrastruktury chmurowej, poczty elektronicznej, analityki błędów oraz dostawcom uwierzytelniania i powiadomień.

Korzystamy w szczególności z usług Google (m.in. Firebase Authentication, Firebase Cloud Messaging, Google Maps) oraz — opcjonalnie — logowania przez Facebook. Przekazanie danych do tych podmiotów następuje na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub standardowych klauzul umownych, gdy jest to wymagane.

Dane biznesowe wprowadzane przez klientów Usługi mogą być udostępniane uprawnionym użytkownikom w ramach tej samej organizacji (np. przedstawicielom handlowym, menedżerom, administratorom firmy) zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosujemy odpowiednie zabezpieczenia przewidziane RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.

Dane przechowujemy przez okres korzystania z Usługi oraz — jeśli to konieczne — przez czas wymagany przepisami prawa lub do momentu przedawnienia roszczeń.

Po zakończeniu umowy lub usunięciu konta dane mogą być usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa lub uzasadnione interesem administratora (np. obrona przed roszczeniami).

Klienci biznesowi odpowiadają za okres przechowywania danych swoich klientów i pracowników wprowadzanych do systemu.

Przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Serwis internetowy może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do działania Usługi (np. utrzymanie sesji, preferencje językowe, tryb ciemny) oraz — po uzyskaniu zgody — cookies analityczne lub marketingowe.

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może ograniczyć funkcjonalność serwisu.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji (HTTPS), kontrolę dostępu, uwierzytelnianie użytkowników oraz regularne aktualizacje oprogramowania.

Hasła przechowywane są w formie zaszyfrowanej. Dostęp do danych mają wyłącznie uprawnione osoby i systemy.

Usługa nie jest przeznaczona dla osób poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych dzieci. Jeśli uzyskamy informację o przetwarzaniu danych dziecka bez zgody opiekuna, podejmiemy kroki w celu ich usunięcia.

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności w razie zmian prawnych, technologicznych lub funkcjonalnych Usługi. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników w serwisie lub drogą e-mailową.

Data ostatniej aktualizacji jest wskazana na początku dokumentu.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt: kontakt@twojprzedstawiciel.pl.

W przypadku danych wprowadzanych do systemu przez firmę korzystającą z Usługi, administratorem tych danych pozostaje ta firma — zapytania dotyczące danych klientów końcowych należy kierować do administratora danych w danej organizacji.

Możesz poprosić o usunięcie konta użytkownika oraz powiązanych danych osobowych. Szczegółowe informacje, w tym sposób złożenia prośby, znajdują się na stronie: https://www.twojprzedstawiciel.pl/usuniecie-konta.

Zalogowani użytkownicy mogą też samodzielnie dezaktywować konto w ustawieniach panelu lub aplikacji mobilnej.